مدارک لازم برای ثبت شرکت ۱۴۰۵؛ چک‌لیست مسئولیت محدود و سهامی خاص

پاسخ کوتاه:

• برای ثبت هر شرکتی به کارت ملی و شناسنامهٔ همهٔ اعضا، شمارهٔ همراه به نام خود هر عضو، نشانی و کد پستی محل شرکت، نام‌های پیشنهادی، موضوع فعالیت و اطلاعات سرمایه و سمت‌ها نیاز دارید.
• شرکت با مسئولیت محدود دست‌کم 2 شریک می‌خواهد و تمام سرمایهٔ نقدی آن باید هنگام تأسیس پرداخت شده باشد و گواهی بانکی آن ارائه شود.
• شرکت سهامی خاص دست‌کم 3 سهامدار، هیئت‌مدیرهٔ دست‌کم 3 نفره، بازرس اصلی و علی‌البدل و گواهی بانکی پرداخت دست‌کم 35 درصد سرمایه می‌خواهد.
• در ۱۴۰۵ درخواست تأسیس در سامانهٔ کاتب و غیرحضوری ثبت می‌شود؛ اعضا سمت خود را با رمز یکبارمصرف تأیید و اسناد را الکترونیکی امضا می‌کنند.

مدارک لازم برای ثبت شرکت ۱۴۰۵ به نوع شرکت بستگی دارد، ولی پایهٔ آن برای همه یکی است: مدارک هویتی اعضا، اطلاعات سرمایه و سمت‌ها، نشانی محل شرکت و در برخی موضوع‌ها مجوز فعالیت. امسال درخواست تأسیس در سامانهٔ «کاتب» سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ثبت می‌شود و بیشتر کار غیرحضوری است. پس آماده‌بودن مدارک پیش از شروع، از همیشه مهم‌تر است. در این راهنما چک‌لیست مدارک را برای دو نوع رایج، یعنی شرکت با مسئولیت محدود و سهامی خاص، جدا آورده‌ایم. مراحل، مدت، عوامل هزینه و اشتباهات رایج را هم گفته‌ایم.

ثبت شرکت چیست و چرا مدارک آن مهم است؟

ثبت شرکت یعنی ساختن یک شخص حقوقی جدا از اعضای آن. شرکت پس از ثبت، نام، شمارهٔ ثبت و شناسهٔ ملی خودش را دارد. می‌تواند قرارداد ببندد، حساب بانکی داشته باشد و در مناقصه شرکت کند.

مرجع ثبت، ادارهٔ کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است. این اداره با اطلاعاتی که در سامانه وارد می‌کنید و مدارکی که بارگذاری می‌کنید کار می‌کند. هر ناهماهنگی بین این دو، پرونده را به رفع نقص می‌فرستد. برای همین بخش بزرگی از کار ثبت شرکت، آماده‌کردن درست مدارک است.

شرایط ثبت شرکت پیش از جمع‌کردن مدارک

پیش از تهیهٔ مدارک، این چند تصمیم را بگیرید. فهرست مدارک شما از همین تصمیم‌ها بیرون می‌آید.

• نوع شرکت: بیشتر کسب‌وکارهای کوچک و متوسط یکی از دو نوع با مسئولیت محدود یا سهامی خاص را انتخاب می‌کنند. نوع شرکت، تعداد اعضا، شکل مدیریت و مدارک را تعیین می‌کند.
• تعداد اعضا: شرکت با مسئولیت محدود دست‌کم 2 شریک لازم دارد. شرکت سهامی خاص دست‌کم 3 سهامدار، هیئت‌مدیرهٔ دست‌کم 3 نفره، یک بازرس اصلی و یک بازرس علی‌البدل لازم دارد.
• سرمایه: طبق قانون تجارت، شرکت با مسئولیت محدود وقتی تشکیل می‌شود که تمام سرمایهٔ نقدی پرداخت و آوردهٔ غیرنقدی قیمت‌گذاری و تحویل شده باشد. در سهامی خاص دست‌کم 35 درصد سرمایه باید نقدی پرداخت و در بانک گذاشته شود.
• نام شرکت: نام نباید تکراری باشد. در شرکت با مسئولیت محدود، عبارت «با مسئولیت محدود» باید در نام بیاید و نام هیچ‌کدام از شرکا نباید در نام شرکت باشد. سامانهٔ کاتب احتمال تأیید یا رد هر نام را همان لحظه نشان می‌دهد. در کاتب 5 نام پیشنهادی وارد می‌شود. هر نام سه‌کلمه‌ای است و باید ریشهٔ فارسی داشته باشد.
• اهلیت اعضا: اعضا باید اهلیت قانونی داشته باشند. افراد زیر 18 سال هم با ولی یا قیم می‌توانند عضو شوند.
• کارکنان دولت: کارمند دستگاه دولتی نمی‌تواند مدیر شرکت باشد. پیش از تعیین سمت‌ها این را بررسی کنید.
• موضوع فعالیت: موضوع باید روشن و قابل ثبت باشد. برخی موضوع‌ها، مانند فیلم‌برداری، حمل‌ونقل بین‌المللی و صرافی، مجوز دستگاه مربوط را لازم دارند. این مجوز را می‌توان بعد از تأیید نام گرفت؛ هیچ موضوعی نیست که پیش از شروع ثبت حتماً مجوز بخواهد.

مدارک لازم برای ثبت شرکت ۱۴۰۵ (چک‌لیست)

برای ثبت شرکت چه مدارکی لازم است؟ پاسخ دو بخش دارد: مدارکی که هر شرکتی لازم دارد و مدارکی که به نوع شرکت بستگی دارد. هر مورد را تیک بزنید و بعد سراغ سامانه بروید.

مدارک مشترک همهٔ شرکت‌ها

• تصویر کارت ملی و شناسنامهٔ همهٔ اعضا: شرکا یا سهامداران، مدیران، مدیرعامل و بازرسان
• شمارهٔ تلفن همراه به نام خود هر عضو؛ ورود به سامانه و تأیید سمت با پیامک انجام می‌شود
• نشانی کامل و کد پستی ده‌رقمی محل شرکت؛ سند مالکیت یا اجاره‌نامه لازم نیست
• موضوع فعالیت، نوشته‌شده به‌صورت روشن
• 5 نام پیشنهادی به ترتیب اولویت؛ هر نام سه‌کلمه‌ای و با ریشهٔ فارسی
• مبلغ سرمایه و سهم هر عضو
• سمت هر نفر و صاحبان حق امضا
• گواهی عدم سوء پیشینهٔ مدیران، مدیرعامل و بازرسان؛ این گواهی از سامانهٔ عدل ایران گرفته و در کاتب بارگذاری می‌شود و سامانه هم خودش استعلام می‌کند
• مجوز دستگاه مربوط، اگر موضوع فعالیت آن را لازم دارد؛ می‌توان اول تأیید نام گرفت و بعد مجوز را گرفت
• گواهی امضای الکترونیکی در کاتب برای همهٔ اعضا؛ همه باید اسناد را در کاتب امضا کنند

فایل‌ها با قالب‌هایی مانند PDF، JPG و TIF بارگذاری می‌شوند و اسکن باید خوانا باشد. فایل‌های تا 500 کیلوبایت بدون مشکل پذیرفته می‌شوند.

مدارک ثبت شرکت با مسئولیت محدود

افزون بر مدارک مشترک، برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود این‌ها لازم است:

• شرکت‌نامه، با امضای همهٔ شرکا
• اساسنامه، با امضای همهٔ شرکا
• تقاضانامهٔ ثبت شرکت
• صورتجلسهٔ تعیین مدیر یا مدیران، مدیرعامل و صاحبان امضا، اگر در اساسنامه نیامده باشد
• قبولی سمت مدیران، که در کاتب با رمز یکبارمصرف انجام می‌شود
• گواهی بانکی پرداخت تمام سرمایهٔ نقدی، و صورت قیمت آوردهٔ غیرنقدی اگر آوردهٔ غیرنقدی هست

مدیر شرکت با مسئولیت محدود می‌تواند از میان شرکا یا از بیرون باشد. داشتن بازرس در این نوع شرکت اجباری نیست. لازم نیست اساسنامه را خودتان بنویسید. اگر ثبت را به نیک پارس بسپارید، موضوع فعالیت را می‌گویید و اساسنامه را ما تنظیم می‌کنیم.

مدارک ثبت شرکت سهامی خاص

مدارک پایهٔ سهامی خاص در ماده 20 لایحهٔ قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت آمده است. افزون بر مدارک مشترک، برای ثبت شرکت سهامی خاص این‌ها لازم است:

• اظهارنامه دربارهٔ تعهد همهٔ سهام، با امضای همهٔ سهامداران
• اساسنامه، با امضای همهٔ سهامداران
• گواهی بانکی پرداخت بخش نقدی سرمایه، که نباید کمتر از 35 درصد باشد؛ گواهی‌های بانکی تأسیس به‌صورت الکترونیکی صادر می‌شوند
• صورتجلسهٔ مجمع عمومی مؤسس برای انتخاب مدیران و بازرسان شرکت، با امضای همهٔ سهامداران
• نام روزنامهٔ کثیرالانتشار برای آگهی‌های شرکت
• صورتجلسهٔ هیئت‌مدیره برای تعیین رئیس، نایب‌رئیس، مدیرعامل و صاحبان امضا
• قبولی سمت مدیران و بازرسان
• اقرارنامه‌های مدیران و بازرسان؛ بازرس نباید از خویشاوندان نزدیک مدیران، مانند پدر، مادر، خواهر یا برادر، باشد

اگر بخشی از سرمایه غیرنقدی است، آن بخش باید کامل پرداخت شود و قیمت آن جدا در اظهارنامه بیاید.

مدارک نوع‌های دیگر شرکت

• تضامنی: دست‌کم 2 شریک دارد و مانند مسئولیت محدود، تمام سرمایهٔ نقدی هنگام تأسیس پرداخت می‌شود.
• سهامی عام: دست‌کم 5 عضو لازم دارد و پذیره‌نویسی عمومی دارد. مدارک هویتی همهٔ اعضا و مجوز سازمان بورس لازم است؛ نیک پارس این مجوز را برای مشتری می‌گیرد.
• تعاونی و مؤسسهٔ غیرتجاری: این دو هم مانند همهٔ شرکت‌ها و مؤسسات در ادارهٔ ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شوند.
• اتباع خارجی: کاتب ورود اتباع خارجی را با کد اختصاصی 12 رقمی ممکن کرده است. برای ثبت شرکت، کد فراگیر یا شناسهٔ فیدا لازم است.

جدول خلاصهٔ مدارک مسئولیت محدود و سهامی خاص

موضوع	با مسئولیت محدود	سهامی خاص
کمترین تعداد اعضا	2 شریک	3 سهامدار
مدیریت	یک یا چند مدیر، از شرکا یا بیرون	هیئت‌مدیرهٔ دست‌کم 3 نفره و مدیرعامل
بازرس	اجباری نیست	بازرس اصلی و علی‌البدل
سرمایهٔ نقدی هنگام ثبت	تمام آن پرداخت شود	دست‌کم 35 درصد در بانک
گواهی بانکی	لازم است (تمام سرمایهٔ نقدی)	لازم است (دست‌کم 35 درصد)
نام شرکت	با عبارت «با مسئولیت محدود»، بدون نام شرکا	با عبارت «سهامی خاص»
سندهای تأسیس	شرکت‌نامه، اساسنامه، تقاضانامه	اظهارنامه، اساسنامه، صورتجلسهٔ مجمع مؤسس و هیئت‌مدیره
مدارک هویتی	همهٔ شرکا و مدیران	همهٔ سهامداران، مدیران و بازرسان
گواهی عدم سوء پیشینه	مدیران	مدیران، مدیرعامل و بازرسان

مراحل ثبت شرکت در سامانهٔ کاتب

1. نوع شرکت، اعضا، سمت‌ها و سرمایه را پیش از ورود مشخص کنید.
2. هر عضو با کد ملی و شمارهٔ همراه به نام خودش در سامانهٔ کاتب (web.kateb.ir) ثبت‌نام و احراز هویت پیامکی کند.
3. متقاضی در بخش «ثبت شرکت‌ها» و «خدمات ثبت شرکت»، گزینهٔ «ثبت درخواست تأسیس» را بزند و نوع شرکت را انتخاب کند.
4. اطلاعات عمومی شرکت وارد شود: مدت فعالیت، تعداد اعضا، موضوع و سرمایه.
5. 5 نام پیشنهادی وارد شود؛ سامانه احتمال تأیید یا رد هر نام را نشان می‌دهد.
6. نشانی، کد پستی و اطلاعات شعبه‌ها، اگر هست، ثبت شود.
7. اطلاعات اعضا، سهامداران، نمایندگان قانونی، سمت‌ها و صاحبان امضا وارد شود.
8. مدارک خواسته‌شده در بخش مربوط بارگذاری شود.
9. هر عضو در کارتابل خود، قبولی سمت را با رمز یکبارمصرف تأیید کند.
10. پس از تأیید نهایی، همهٔ اعضا اسناد را در کاتب امضا کنند و هزینه‌های ثبتی پرداخت شود.
11. کارشناس ثبت پرونده را بررسی می‌کند و اگر ایرادی باشد، رفع نقص اعلام می‌شود.
12. آگهی تأسیس صادر می‌شود، صاحب امضا آن را الکترونیکی امضا می‌کند و شرکت شمارهٔ ثبت و شناسهٔ ملی می‌گیرد.

ارسال پستی مدارک لازم نیست و همهٔ کار در سامانه انجام می‌شود. سامانهٔ قبلی ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir) دیگر درخواست تأسیس نمی‌پذیرد.

مدت زمان ثبت شرکت

مسئولان سازمان ثبت گفته‌اند سامانهٔ بازطراحی‌شده زمان ثبت تأسیس را کوتاه کرده است. با این حال مدت هر پرونده به کامل‌بودن مدارک و سرعت اعضا در تأیید سمت بستگی دارد. در نیک پارس، با مدارک کامل، تأیید نام معمولاً 2 تا 3 روز طول می‌کشد و مدارک شرکت 7 تا 10 روز تحویل داده می‌شود.

این موارد معمولاً کار را طولانی‌تر می‌کند:

• رد نام و انتخاب نام تازه
• دیر تأییدکردن سمت از طرف یکی از اعضا
• انتظار برای گواهی بانکی، گواهی عدم سوء پیشینه یا مجوز فعالیت
• رفع نقص به‌خاطر ناهماهنگی اطلاعات سامانه و مدارک

عوامل مؤثر بر هزینهٔ ثبت شرکت

هزینهٔ ثبت برای هر پرونده فرق می‌کند. این عوامل در آن اثر دارند:

• نوع شرکت؛ سهامی خاص سند و سمت بیشتری از مسئولیت محدود دارد
• تعداد اعضا و سمت‌ها
• آگهی تأسیس در روزنامهٔ رسمی
• مجوزهای پیش از ثبت، اگر موضوع فعالیت آن را بخواهد
• رفع نقص و تکرار مراحل
• کارهای بعد از ثبت، مانند کد اقتصادی و پلمپ دفاتر

هزینه‌ها جدا نیست و به‌صورت کلی اعلام می‌شود؛ مبلغ و زمان دقیق هنگام قرارداد یا پس از استعلام مدارک مشخص می‌شود. برای آشنایی با اجزای هزینه، صفحهٔ هزینه ثبت شرکت را ببینید.

اشتباهات رایج در تهیهٔ مدارک ثبت شرکت

1. شمارهٔ همراه یکی از اعضا به نام شخص دیگری است و احراز هویت انجام نمی‌شود.
2. یکی از اعضا سمت خود را در کارتابل تأیید نمی‌کند و پرونده متوقف می‌ماند.
3. در شرکت با مسئولیت محدود، نام یکی از شرکا در نام شرکت آمده یا عبارت «با مسئولیت محدود» جا افتاده است.
4. موضوع فعالیت کلی یا مبهم است، یا مجوز لازم دارد و برای گرفتنش اقدام نشده است.
5. نام، شمارهٔ ملی یا کد پستی در سامانه با مدارک یکی نیست.
6. اسکن مدارک ناخواناست یا قالب و حجم فایل با سامانه نمی‌خواند.
7. در سهامی خاص، گواهی بانکی کمتر از 35 درصد سرمایه را نشان می‌دهد.
8. بازرس سهامی خاص از خویشاوندان نزدیک مدیران، مانند پدر، مادر، خواهر یا برادر، انتخاب شده است.
9. درخواست از مسیر غیررسمی یا با اعتماد به پیامک‌ها و لینک‌های ناشناس ثبت می‌شود. سازمان ثبت توصیه کرده متقاضیان فقط از سامانهٔ رسمی اقدام کنند.

بعد از ثبت شرکت چه کنیم؟

ثبت شرکت پایان کار نیست. پس از گرفتن آگهی تأسیس، این کارها را به ترتیب انجام دهید:

1. آگهی تأسیس، شمارهٔ ثبت و شناسهٔ ملی را دریافت و نگه دارید.
2. حساب بانکی شرکت را باز کنید.
3. ثبت‌نام مالیاتی را انجام دهید و کد اقتصادی بگیرید. پیشنهاد ما این است که این کار تا یک ماه پس از تأسیس انجام شود.
4. دفاتر قانونی را پلمپ کنید. این کار را هم تا یک ماه پس از تأسیس انجام دهید.
5. اگر واردات یا صادرات دارید، برای کارت بازرگانی اقدام کنید.
6. اگر شرکت برای پیمانکاری یا مشاوره ساخته شده، گام بعدی اخذ رتبه است. کار رتبه 10 تا 45 روز با مدارک کامل طول می‌کشد.
7. هر تغییر بعدی، مانند تغییر مدیران، نشانی یا سرمایه، باید در ادارهٔ ثبت ثبت شود.

پرسش‌های متداول

جمع‌بندی

مدارک لازم برای ثبت شرکت ۱۴۰۵ پیچیده نیست، به شرط اینکه پیش از ورود به سامانه آماده باشد. مدارک هویتی و شمارهٔ همراه هر عضو، نشانی و کد پستی، نام، موضوع، سرمایه و سمت‌ها پایهٔ کارند. بعد سندهای خاص هر نوع شرکت می‌آید. بیشتر تأخیرها از ناهماهنگی اطلاعات و مدارک یا تأییدنکردن سمت‌ها می‌آید.

موسسه طلوع گستران نیک پارس از سال 1390 در ثبت شرکت فعال است. برای بررسی مدارک پیش از ثبت با 02191002696 تماس بگیرید.